La soluzione propone un approccio atto a mettere a sistema le varie informazioni che fanno parte del patrimonio. Dalle planimetrie alle informazioni amministrative riguardanti gli immobili (edifici ed aree).

Le informazioni così organizzate e standardizzate andranno ad alimentare uno strumento informatico che permetterà la visualizzazione e l’aggiornamento delle stesse, con modalità semplificate.

Il processo descritto porterà alla gestione ed il controllo degli edifici e delle aree, preparando il terreno verso successive implementazioni per rendere efficiente ed efficace la gestione del patrimonio.

La costituzione dell’Anagrafica dei cespiti permette la gestione integrata degli stessi. In particolare attraverso la soluzione implementata,  vengono inseriti a sistema gli immobili censiti, le informazioni amministrative e planimetrie dei beni.

La soluzione di base  annoverata  quindi i cespiti di proprietà Patrimonio in un’area definita dell’infrastruttura tecnologica realizzata.

La soluzione implementata consentirà di raggiungere l’obiettivo di avere l’inventario nel sistema, con la possibilità di consultare la reportistica sulle consistenze,  in base alle planimetrie (in formato dwg) reperite dagli uffici tecnici. E’ inoltre possibile consultare la documentazione disponibile, comprensiva delle certificazioni.

Le attività principali vengono definite di seguito:

  • Definizione dell’elenco dei plessi e delle aree.

Viene costituito un Ufficio di Back Office per la lavorazione dei dati degli immobili. Tale ufficio permette, alla fine dei lavori progettuali, di avere un’anagrafica degli Immobili del Patrimonio in un sistema di gestione, consultabile dalle postazione dedicate all’interno degli uffici competenti.

L’ufficio elabora un elenco di immobili e delle aree che saranno poi oggetto della lavorazione.

  • Acquisizione delle planimetrie e dei dati del plesso.

Il team di Back Office attrezzato per le diverse tipologie di lavorazione, si relaziona con il personale degli uffici  competenti per l’acquisizione dei documenti tecnici. Questo lavoro di interfaccia consente di ricevere i documenti tecnico – amministrativi sugli immobili, oltre che le planimetrie in formato DWG. I documenti ricevuti sono oggetto delle necessarie lavorazioni tecniche, ciò al fine di rendere i DWG compatibili con i sistemi di visualizzazione  grafica e di calcolo.

  • Lavorazione delle planimetrie per l’inserimento a sistema.

La lavorazione dei DWG di ciascun immobile consente la normalizzazione tecnica dei documenti a cui accedere. Si ha quindi una base di conoscenza del cespite che permette l’aggiornamento delle informazioni specifiche. La planimetria è corredata delle destinazioni di uso e alimenta la reportistica sulle superfici di ciascun plesso. L’uso del sistema informatizzato permette di avere una visione grafica tematizzata ed una lettura tabellare, particolarmente utile per rappresentazioni e reportistiche aggregate.

  • Inserimento delle informazioni amministrative.

Il popolamento delle informazioni amministrative ( coordinate e riferimenti del plesso ) è altresì progettato in modo completo e da non presentare problematiche specifiche. Sono inseriti, attraverso un’interfaccia web, le schede anagrafiche con i dati specifici di ogni cespite, quali indirizzo e la posizione geolocalizzata, codici MIUR, dati di riferimento tecnico. Ad ogni immobile, sono allegati i documenti, eventualmente scannerizzati.

  • Digitalizzazione ed inserimento dei documenti relativi agli immobili.

La documentazione è fornita dai tecnici responsabili della manutenzione degli immobili che rendono  disponibili le tavole di progetto oltre alle certificazioni esistenti. L’acquisizione e la scannerizzazione di documenti cartacei disponibili, permette l’inserimento degli stessi all’interno del sistema adottato, utilizzando le funzioni di “inserimento allegato”. Gli allegati sono catalogati e raccolti in modo organico e sistematico suddividendoli per tipologia e priorità di lavorazione. I
documenti sono digitalizzati dal personale del team di back office e resi disponibili per l’inserimento a sistema. Tale operazione  è un “service” che viene erogato di continuo nei tempi di progetto.

  • Installazione delle postazioni di consultazione del sistema presso gli uffici tecnici di competenza.

Terminata la lavorazione dei dati tecnici e amministrativi,  il sistema è alimentato con tutte le informazioni sia di disegno sia testuali risultanti dalle lavorazioni eseguite. Al fine di permettere la consultazione agli utenti degli uffici tecnici competenti, viene riservata un’area dedicata ad annoverare gli immobili e le aree individuate, oggetto delle lavorazioni illustrate. A tale area è possibile accedere con delle postazioni dedicate.